چرا باید از کاور پلاستیکی استفاده کنیم؟ نگهداری اسناد و مدارک مهم خیلی از برگه ها را می توان پانچ کرده و بعد در زونکن یا کلاسور قرار داد، اما پانچ کردن هر سند و مدرکی مجاز نیست، مثلا مدرک تحصیلی، جواز کسب یا عقدنامه در صورت پانچ شدن، فاقد ارزش و اعتبار است. پس بهترین و مناسب ترین گزینه برای نگهداری اسناد و مدارک مهم شما پوشه کیسه ای است. چرا که در یک سمت کاورهای پلاستیکی، متناسب با حلقه های زونکن یا کلاسور سوراخ هایی وجود دارد و اسناد و مدارک مهم را می توان بدون پانچ کردن در کاورهای پلاستیکی گذاشته و در زونکن قرار دهیم. صرفه جویی در کاغذ، هزینه و فضا برخی اوراق و اسناد به صورت مرتب استفاده می شوند، بنابراین احتمال کثیف یا پاره شدن آنها نیز بیشتر است، به همین دلیل گاهی مجبور می شویم یک زونکن سنگین را با خود حمل کنیم تا نیازی به خارج کردن سند از زونکن نباشد. راهکاری که برخی برای حل این مشکل به کار می گیرند این است که از هر مدرک، چند نسخه کپی تهیه می کنند تا لازم نباشد مرتب به اصل مدرک رجوع کنند. این راهکار هرچند خوب است اما همیشه و در همه جا قابل اجرا نیست. مثلا اگر حجم اسناد بایگانی شده زیاد و فضای بایگانی هم کوچک باشد، امکان نگهداری از کپی مدارک وجود ندارد. بعلاوه اینکه در بسیاری مواقع اصل مدرک لازم است و کپی مدرک معتبر نیست. ضمن اینکه برای تهیه چندین نسخه کپی از هر مدرک باید هزینه زیادی صرف کرد و با مصرف کاغذ بیشتر باعث تخریب محیط زیست می شویم. بنابراین استفاده از کاورهای پلاستیکی موجب صرفه جویی در مصرف کاغذ، هزینه و فضای بایگانی می شود. سلامت و ماندگاری بیشتر اسناد در بایگانی، استفاده از کاورهای پلاستیکی موجب افزایش ماندگاری و سلامت برگه ها و مدارک می شود. کاور پلاستیکی از اسناد در برابر نفوذ رطوبت، گرد و خاک و سایر آلاینده های مخرب محافظت می کند، همچنین مانع پس دادن جوهر یا از بین رفتن رنگ اسناد و برگه ها می شود.